青色申告会・会員制団体の窓口予約
会の窓口にお越しいただく日時を、会員の方や入会を考えている方が、電話をかけずに Web で取れる仕組みです。窓口・電話・Web の予約を一つの台帳で扱い、氏名や連絡先などの個人情報は会のサーバーに置きます。
こんな課題に
確定申告期の電話が鳴りやまない
予約の電話を受けるだけで職員の手が埋まる。会員の方も、つながるまで何度もかけ直している。
予約の台帳が分かれている
窓口の紙、電話のメモ、Web のフォーム。突き合わせに手間がかかり、二重予約が起きる。
会員の個人情報を外に預けたくない
一般の予約サービスでは、氏名や連絡先が運営会社のサーバーに保存される。
会員に登録やアプリを求めたくない
高齢の会員の方も多く、アカウント作成やアプリの導入をお願いしにくい。
できること
会員・来所される方
会員登録もアプリも要りません。ご利用は無料です。
- 用件を選ぶ 記帳指導・決算相談・入会のご相談など
- 日時を選ぶ 空き状況は〇（空きあり）△（残りわずか）×（満・受付なし）で表示
- お名前・電話・メールを入れる 会場によっては、いつもの担当職員を指名できます
- 確認メールが届く 予約番号入り。前日にはお知らせのメールも届きます（会の設定により）
ご都合が悪くなったときは、確認メールのリンクからご自身で取り消せます。日時を変えたいときは、取り消してから取り直していただきます。
会の職員
| 承認 | 届いた予約を確定・お断り。お断りするとお知らせのメールが自動で届きます。自動で確定させる設定もできます |
| 待ち受け画面 | 承認待ち・メールの送信・本日の予約状況を1画面に。予約が届くと知らせます |
| 同じ台帳で管理 | 窓口・電話の予約も職員画面から同じ台帳に入れるので、二重予約が起きません |
| 日時の変更 | 職員が週の予定表の上で予約を動かして振り替えられます |
| 枠と受付期間 | 会場ごとに席数・受付開始日・締切・臨時休業（全日・午前・午後）を設定。Web に出さない取り置きの枠も持てます |
| 会場と用件 | 複数会場、先着順の会場、新規入会の受付、入力項目の追加に対応 |
| メール | 文面のひな形を会で編集。送った記録が残り、再送もできます |
| 出力 | 予約状況表（A4）の印刷、Excel・CSV の出力、月報・日計表 |
| ログイン | 職員は Microsoft 365 または Google Workspace のアカウントでサインイン |
個人情報の守り方
予約の受付と空き状況の表示だけをクラウドが受け持ち、氏名や連絡先は会のサーバーで扱います。
| 個人情報の置き場所 | 会のサーバー（会の事務所の中） |
| クラウドの役割 | 予約の受付の入口と、会場・空き状況の表示。会場名や空き数など、ホームページに載せる公開情報だけを持ちます |
| 受け渡し | 予約の内容は、会のサーバーにある鍵でしか開けない形に暗号化して受け渡します。クラウドでは中身を読めず、平文の個人情報を保存しません |
| 通信の向き | 会のサーバーから外へ取りに行く一方向。外から会のサーバーへ入る口は作りません |
| 止まったとき | 会のサーバーとの連絡が一定時間途絶えると、Web の受付を自動で止めます（取れない予約を受け付けない） |
| 操作の記録 | 職員の操作は記録し、あとから書き換えられていないかを確かめられます |
ホームページへの設置
会のホームページに、Fii がお渡しする 1 行を貼るだけで予約画面が出ます。ホームページの作り直しは要りません。
予約を受け付ける
- 会場から選ぶ
- カレンダーから選ぶ
- 用件ごとのタブで選ぶ
空き状況を見せる
- カレンダーで表示
- 会場ごとに表示
- お知らせの帯を表示
予約画面は会のホームページの見た目を崩さないように作ってあります。実際の表示はデモページでお試しいただけます。
導入の流れ
- ご相談 いまの予約の受け方と、お困りごとをお聞きします
- デモで画面を確認 会員の方の画面と職員画面を、実際に触っていただきます
- 運用のすり合わせ 会場・用件・枠・受付期間・メールの文面を決めます
- 会のサーバーへの設置 Fii が設置と初期設定を行います
- ホームページに貼って試験運用 職員の方で予約を入れて、流れを確かめます
- 本番運用と保守 運用開始後のお問い合わせと改修に対応します
ご用意いただくもの
- 会の事務所に置く Windows のサーバー 1 台（データベースなど必要なものは設置のときに入れます）
- 職員の方の Windows パソコン
- 予約画面を貼る会のホームページ
費用はお見積りです。ご相談とデモでの画面確認の段階では費用はかかりません。
よくあるご質問
会員の方に登録やアプリは必要ですか？
必要ありません。ホームページから予約し、確認はメールで届きます。ご利用は無料です。
会員の方が予約の日時を変えられますか？
会員の方ができるのは取消です。日時を変えたいときは、取り消してから取り直していただきます。職員の方は職員画面で振り替えられます。
電話や窓口で受けた予約はどうなりますか？
職員画面から同じ台帳に入れます。Web の予約と同じ枠を使うので、二重予約は起きません。
メールアドレスをお持ちでない会員の方は？
これまでどおり電話や窓口で受け付け、職員の方が台帳に入れてください。
青色申告会以外の団体でも使えますか？
窓口に来所いただく予約であれば、会計事務所や一般の会社でもお使いいただけます。どのような予約を受けたいか、お気軽にご相談ください。
LINE で予約できますか？
現在はホームページからの予約とメールでのお知らせです。LINE との連携は今後の予定として検討しています。
まずは、お気軽にご相談ください。
現状や困っていることを、分かる範囲でお知らせください。